Mi piace sempre di più occuparmi di organizzazione e gestione del tempo. Mantenere il focus sulla propria direzione non è sempre così scontato o facile: là fuori ci sono tantissimi stimoli e distrazioni che rubano tempo ed energia.
Imparare a definire e nutrire i propri obiettivi è necessario, se si vuole dare corpo a qualunque cosa in questa dimensione. Gli obiettivi a cui mi riferisco, naturalmente, sono quelli indicati dalla propria anima, dalla propria gioia, da ciò che spontaneamente fa sentire vivi e nel flusso.
Perseguire quegli obiettivi che sono in risonanza con la propria natura profonda implica mettersi su una direzione che nutre e dà un significato mentre la si percorre, passo dopo passo, qualunque cosa accada e indipendentemente dal fatto che si arrivi alla meta finale. Quando invece gli obiettivi sono fittizi, o comunque non esprimono il nostro io autentico, si comincia a pensare – in modo illusorio – che la felicità arriverà nel momento in cui li si avrà raggiunti.
Il mondo della crescita personale e della produttività non può essere disgiunto dal mondo della spiritualità e del contatto con la propria anima. Diversamente, si rischia di mettere degli strumenti operativi al servizio di qualcosa che non ha senso e che, a lungo termine, farà sentire insoddisfatti e lontano da ciò che conta davvero. Inoltre, quando si unisce la fede alla logica, l'etica all'economia, il lavoro interiore al lavoro esteriore, si mettono in moto i risultati più grandi, i cambiamenti più illuminati. L'esterno non è disgiunto dall'interno, è solo un'altra sua manifestazione.
Di recente ho visto un video-corso di un giovanissimo Brian Tracy, parliamo quindi di molti anni fa. Brian Tracy è un motivatore e consulente aziendale di fama internazionale, focalizzato sullo sviluppo del potenziale umano e sulla produttività, autore di numerosi best-seller. Di lui mi ha sempre colpito la lucidità mentale e la fermezza operativa, già ben evidenti anche nel video-corso in questione, dedicato in particolar modo alla gestione del tempo (time management), dove riporta consigli a tutt'oggi utili, se non essenziali.
Ecco a seguire i principi che Brian ha espresso nel corso. Sono ben 21! Cominciamo.
1. Definisci i tuoi obiettivi
Il primo step essenziale per la gestione del tuo tempo è aver chiaro quali sono i tuoi obiettivi.
Per aiutarti a definirli, chiediti cosa faresti se disponessi di un miliardo di dollari oppure se avessi solo sei mesi di vita. A cosa daresti la priorità? Su cosa vorresti focalizzarti? E se avessi l'assoluta certezza che non puoi fallire, quale obiettivo vorresti raggiungere?
Una volta definito i tuoi goal, mettili per iscritto, rileggili più volte e preparati a ridefinirli strada facendo, rendendoli sempre più chiari e specifici.
2. Organizza e pianifica le azioni
L'azione senza pianificazione non porta da nessuna parte.
Pianifica le tue prossime azioni tenendo come punto di riferimento i tuoi obiettivi, sia quelli a breve termine sia quelli a lungo termine.
Se non hai obiettivi chiari, sei destinato a lavorare per chi ne ha.
Mia osservazione: pianifichiamo in funzione degli obiettivi, per mantenerci nella direzione che porta verso di loro, e non per controllare in modo ansioso o eccessivamente razionale i "mezzi". Il focus interiore, quindi, va mantenuto sulla meta e non sui mezzi per raggiungerla. Sappiamo che l'universo trova sempre nuove possibilità strada facendo, tuttavia pianificare ci aiuta a rendere coerente e focalizzato l'intento, oltre a stimolare la creatività del cervello e a mantenere il senso di realtà e di fattibilità dei nostri passi. Quindi ben venga la pianificazione, perché ci aiuta a passare all'azione, ma restiamo aperti alle nuove vie che potrebbero manifestarsi, mentre conserviamo nella mente e nel cuore l'obiettivo finale.
3. Analizza e fai una lista
Alla fine di ogni settimana, fai una lista con le azioni che prevedi di fare nella settimana successiva; e alla fine di ogni giornata, fai una lista con le azioni che farai il giorno dopo.
Nel momento in cui imposti una lista, l'inconscio comincia ad attivarsi per predisporsi a seguirla.
4. Imposta le priorità
Devi individuare ciò che è rilevante e ciò che non lo è tra le cose che vuoi fare.
La Legge di Pareto ci dice in pratica che, su 10 attività messe in lista, solo 2 hanno un impatto veramente rilevante sul nostro futuro.
Se ragioni in funzione dell'impatto sul tuo futuro, puoi individuare più consapevolmente le tue priorità.
5. Concentrazione
Senza concentrazione non si realizza nulla.
Dopo che hai scelto quali sono le attività prioritarie della tua lista, parti dalla più importante e concentrati su di essa fino a quando non l'avrai terminata. Procedi in questo modo anche per l'attività successiva, una alla volta.
Il metodo ABCDE
Per aiutarti a realizzare questi primi 5 punti, puoi avvalerti del metodo ABCDE, ovvero usare le liste con l'indicazione delle priorità, nel modo seguente:
A – Cose che devi fare. Massima priorità.
B – Cose che dovresti fare a seguire. Priorità secondaria.
C – Cose che sarebbe bello fare, dopo aver terminato A e B.
D – Cose delegabili.
E – Cose eliminabili.
Nel fare la lista, ti concentrerai su A, B e C.
Abbiamo detto che la prima lista da fare è quella degli obiettivi, ossia tutto quello che intendi realizzare in futuro, nei prossimi uno-cinque anni.
Cosa ami fare? Cosa ti piacerebbe realizzare? Cosa è davvero importante e cosa invece non lo è più di tanto?
Scrivi le tue risposte e assegna loro la priorità A, B o C.
Prendi gli obiettivi che hai contrassegnato con A e dividili a loro volta in sotto-categorie A-1, A-2 e A-3 in base all'ordine di priorità.
Per ciascuno di questi obiettivi, scrivi poi la lista delle cose che farai per raggiungerli e, di nuovo, dai una priorità alla lista secondo il metodo ABC: cosa devi fare in modo prioritario (A)? Cosa dovresti fare a seguire (B)? Cosa sarebbe carino fare per raggiungere i tuoi goal (C)?
Dopo aver annotato tutto questo, fai il tuo piano di azione e scrivi come potrai implementarlo.
In pratica, si tratta del "metodo dei sei passi":
1. Scegli i tuoi obiettivi
2. Imposta le priorità degli obiettivi
3. Per ogni obiettivo, scegli le attività da fare
4. Imposta le priorità delle attività
5. Fai un piano di azione in base alle suddette attività
6. Implementa il piano, rendilo operativo
Non mi è chiaro se il nostro amico Brian consiglia di impostare le sotto-priorità (A1, A2, ecc.), oltre agli obiettivi, anche per il resto delle attività. Personalmente parlando, ho scelto di usare le sotto-priorità per tutti gli obiettivi a breve e lungo termine e per tutte le attività di qualunque lista, anche per la lista di cose da fare durante la giornata, e mi trovo molto bene.
Per esempio, per quanto riguarda la lista della giornata (o magari delle cose da fare sul lavoro), vicino a ogni attività segno le priorità A, B e C. Poi mi focalizzo sul primo gruppo di attività A e specifico la loro priorità: A1, A2, ecc. e quindi passo all'azione. Una volta terminate tutte le A, porto l'attenzione sulle attività B e le ordino in B1, B2, ecc. e quindi passo all'azione anche qui. Una volta terminate queste, vado sulle attività C e le ordino a loro volta.
In ogni momento della giornata, devo comunque decidere quale attività fare, tanto vale ragionare con il metodo ABCDE per non sprecare tempo prezioso e ricordarmi di quali attività, oltre a quelle urgenti e che "vanno" fatte, sono davvero importanti per avvicinarmi ogni giorno di più agli obiettivi principali.
6. Scadenze e premi
Quando abbiamo una scadenza, possiamo alimentare la motivazione prevedendo un "premio" dopo che l'avremo portata a termine.
Ogni volta che facciamo quell'azione che tenderemmo invece a procrastinare, possiamo premiarci in tanti modi: con un caffè, dei dolcetti, e così via, come faremmo con gli animali.
Quando imposti un obbiettivo, definisci una data di raggiungimento, ma che sia larga, che si abbia molto tempo a disposizione per raggiungerla, e poi impegnati al massimo per concludere l'obiettivo prima di quella data.
Se non imposti una data, finisci nella Legge di Parkinson: "Il lavoro si espande nel riempire tutto il tempo a sua disposizione". Significa che se un dato lavoro può essere fatto in due ore, ma disponi di otto ore, passerai le otto ore a fare quel lavoro.
La stessa legge ci dice che il lavoro si contrae per allocarsi nel tempo che abbiamo previsto per lui. Per esempio, se hai una emergenza e devi finire prima del solito un certo lavoro, ecco che lo finisci.
7. Time log
Si tratta di tenere traccia del tempo impiegato per ogni attività, in termini di ore, giorni e settimane.
Devi misurare in che modo impieghi il tuo tempo.
Le persone di successo danno molto valore al loro tempo, mentre le persone ordinarie gli danno poca attenzione e lo sprecano facilmente o con disattenzione.
Come stai spendendo il tuo tempo? Lo stai impiegando per le cose a cui tieni davvero?
Ogni giorno devi avere la disciplina di verificare e controllare in che modo stai usando il tuo tempo, oppure perderai il controllo.
8. Procrastinazione
Avere la meglio sulla procrastinazione è fondamentale.
Ci sono due tipi di procrastinazione: la procrastinazione positiva, quando procrastini nel fare task di bassa priorità, che non apportano grandi contributi al raggiungimento dei tuoi obiettivi; e la procrastinazione negativa, quando rimandi quelle attività che impattano sui tuoi obiettivi più importanti e urgenti.
Noi esseri umani tendiamo ad attivarci facilmente quando qualcosa è urgente, ma non quando è importante. Ma raramente le cose importanti sono urgenti.
Il milionario Clement Stone consiglia il seguente metodo per superare la procrastinazione:
ogni mattina, appena alzato, ripeti a te stesso: "Fallo ora! Fallo ora! Fallo ora!" oppure: "Agisci adesso! Agisci adesso! Agisci adesso!"
Programma il tuo subconscio affinché diventi automatico che pensi "Fallo subito, fallo adesso!"
La chiave è nello sviluppare un senso di urgenza, diventare quel tipo di persona che fa le cose velocemente, che si lancia prontamente sul da farsi.
Il modo migliore di procedere è spezzettare l'impegno in parti minori (così come affettiamo un salame per mangiarlo, fetta dopo fetta, invece di ingurgitarlo intero) e, per ognuna di queste parti, dirci: "Fallo adesso!".
9. Delegare
Delega più cose possibili e il più possibile. Se il tuo tempo ha un certo costo orario, delega a persone che costano meno di te: a conti fatti, ne guadagnerai. Non impiegare quindi il tuo tempo per fare quelle cose che altre persone possono fare, se pagate per farlo e meno di quanto rendi tu all'ora. Per esempio, puoi pagare qualcuno per tenere la casa pulita.
La parola chiave del delegare è: chiarezza.
Pensa a cosa vuoi sia fatto e mettilo per iscritto. Scegli la persona giusta per farlo, che abbia le competenze adatte. Poi specifica molto chiaramente cosa vuoi sia fatto e quando.
Infine, controlla che tu sia fatto secondo i piani. Non dare nulla per scontato fino a quando non lo hai verificato.
10. Riunioni e meeting
Gli incontri con le persone sono importanti, ma le riunioni e i meeting di lavoro vanno usate con saggezza. Ecco alcuni consigli:
– Assicurati che il proposito dell'incontro sia chiaro e che la tua presenza sia effettivamente necessaria.
– Verifica che ci sia un'agenda dei lavori da affrontare e, dopo che il tuo contributo è stato dato per quei punti dove è necessaria la tua presenza, chiedi se puoi andar via.
Spesso i meeting vanno fuori binario e coinvolgono conversazioni irrilevanti oppure si aspetta a iniziare la riunione fino a quando tutti i ritardatari sono arrivati. La cosa migliore è fissare un orario di inizio e di fine, e rispettarlo.
11. Interruzioni
Parliamo in genere di telefonate o visitatori.
Dobbiamo mettere da parte l'abitudine a rispondere a chiunque chiami. Se è davvero importante, richiameranno. Durante le ore di lavoro, possiamo staccare il telefono.
La maggior parte delle persone sono ladri di tempo. Se si presentano in ufficio, alzati e non tornare a sederti, conducile pian piano verso la porta e fai vedere che stai andando via anche tu. Poi, appena sei solo, torna pure nel tuo ufficio.
Se comunque rispondi al telefono e ti chiedono se hai tempo, rispondi di no e chiedi quando puoi richiamare.
Devi controllare le interruzioni e le distrazioni che provengono dal telefono, poiché esse sono la fonte primaria di stress sul lavoro.
12. Risultati "chiave"
Chiediti: per che cosa sono pagato? Quali risultati ci si aspetta da me? Quali risultati mi porteranno una promozione o un avanzamento? In che modo posso guadagnare più soldi o avere un aumento? Quale contributo ci si aspetta da me? Quali sono i miei "risultati chiave"?
E queste domande sono valide sia se lavori per altri sia se sei tu il capo della tua impresa.
Ogni lavoro comporta varie funzioni: principali, secondarie e quelle che definiamo "funzioni fondamentali".
Chiediti: quali sono le funzioni principali del mio lavoro? Quali sono gli obiettivi del mio lavoro?
In molti risponderanno: "Bhè, non ne sono sicuro". È risaputo che moltissimo stress dipende dal fatto che un lavoratore non sa cosa ci si aspetta da lui o esattamente per che cosa è pagato.
Se questo è il tuo caso, vai dal tuo capo con una lista di tutto quello che fai e chiedigli di riorganizzarla in ordine di priorità.
La cosa peggiore è lavorare duramente per qualcosa e magari non essere nemmeno considerati perché quel qualcosa non è così importante.
13. Raggruppare le attività
Quando fai un certo lavoro per la prima volta, impiegherai più tempo perché sei nella curva di apprendimento. Ma le volte successive impiegherai meno tempo, arrivando a ridurre il tempo di esecuzione fino all'80%.
Per questo motivo, se devi fare delle chiamate, falle tutte insieme. Se devi preparare delle fatture, falle tutte insieme. Se devi occuparti della posta, fai tutto insieme. Se devi leggere dei documenti, fallo in un unico momento. In altre parole, "raggruppa" il lavoro.
Ricapitolando, raggruppa le attività e poi falle tutte in una volta.
14. Pulizia e ordine
Si tratta di avere cura, essere ordinati. Le persone ordinate ricordano dove si trovano le cose e le organizzano con criterio.
Guardando il luogo in cui vivi, la tua macchina, la tua postazione di lavoro... rispondi alla domanda: che tipo di persona si trova qui? Le persone disordinate e disorganizzate spesso trasmettono poca affidabilità.
Per favorire la concentrazione, tieni sulla scrivania solo ciò su cui stai lavorando.
Un metodo che si può usare per gestire la scrivania è il TRAF.
T – Toss it out, throw it away. Gettalo via, se non serve.
R – Refer it to somebody else if it's not relevant. Dallo a qualcun altro se non è importante o pertinente.
A – Actions. Passa all'azione.
F – File it away, do something with it. Archivialo, mettilo al suo posto.
La regola in pratica è: se non stai usando qualcosa, mettilo via!
15. Blocchi di tempo
Sembra che il lavoro più serio non possa essere svolto in meno di 60 o 90 minuti, perché richiede concentrazione, ed è per questo che gli imprenditori e le persone di successo usano "blocchi di tempo" dedicati.
Lo stesso Brian Tracy dichiara di alzarsi spesso alle 5 del mattino per lavorare 2 o 3 ore in modo intensivo, senza interruzioni, riuscendo così a fare in quel lasso di tempo ciò che richiederebbe normalmente una giornata.
Un'altro punto è che non puoi fare allo stesso tempo, nel senso di farlo bene e con efficacia, due attività diverse, come un lavoro amministrativo e un hobby creativo, così come non puoi lavorare se nel frattempo squilla il telefono o le persone entrano nel tuo ufficio. Devi separare le aree. Per questo occorre una zona di tempo delimitata, dove non avere interruzioni.
C'è chi va al lavoro un'ora prima, o usa la pausa pranzo e le ore serale per avere quei blocco di tempo in cui concentrarsi, e focalizzarsi sulle attività importanti, quelle che impattano sul proprio futuro.
16. Tempo di transizione
Sei pagato in relazione a quanto vale il tuo contributo. Per guadagnare di più, devi imparare di più.
Sfrutta ogni opportunità per crescere e imparare cose nuove. Dedica almeno un'ora al giorno a investire su te stesso: leggi, studia, formati.
Il tempo di cui disporre può essere ricavato anche durante la giornata.
Se guidi per andare al lavoro, usa questo tempo per ascoltare degli audio.
Puoi usare le pause caffè di ogni giorno per leggere qualcosa di una materia in cui vuoi crescere; allo stesso modo puoi utilizzare le pause pranzo per focalizzarti su ciò su cui ti stai formando.
17. Telefono
Spendiamo molto tempo con il cellulare e sui social. Il telefono è in realtà un potente strumento di business che va usato in modo opportuno.
Lascia che le persone ti richiamino o chiamale tu in un momento preciso, come a fine giornata o durante la loro pausa pranzo. Quando sei tu a richiamare, controlli il tempo.
Se rispondi al telefono, chiedi: "Cosa posso fare per te?" e vai diretto al punto della telefonata, in modo che sia chiaro che si tratta di una telefonata di lavoro.
Se parli spesso con le stesse persone, tieni un file su di loro, così da avere sott'occhio il quadro immediato della situazione.
Cosa fare con quelle persone che tendono a chiacchierare troppo? Bisogna dire: "Scusami, ho un'altra chiamata in arrivo" o "Mi sta chiamando il capo". E se proprio non funziona, chiudi il telefono fingendo che la linea sia caduta.
La maggior parte delle persone sono ladri di tempo perché non hanno obiettivi, non hanno priorità, non hanno voglia di crescere e avere successo, e danno per scontato che tu sia come loro.
Quando hai dei meeting telefonici, prendi delle note, crea appunti. Il potere è sempre nella mani di chi ha le note migliori. Scrivi tutto quello su cui ti accordi verbalmente, in questo modo eviterai errori e dimenticanze, per cui tieni sempre a portata di mano una penna o la possibilità di scrivere.
18. Puntualità
"Se non arrivi prima, sei già in ritardo".
Le persone puntuali sono considerate più sveglie, più intelligenti e responsabili, a differenza di chi arriva sempre in ritardo.
Quando arrivi in ritardo a un appuntamento, stai insultando la persona e il suo tempo.
"Lombardi time": arriva sempre 15 minuti prima.
Anche se sei un superiore o un capo, non lasciare che le persone che lavorano per te ti attendano, perché sarebbe come insultarle.
19. Semplificazioni al lavoro
Sii sempre pronto a trovare semplificazioni, ottimizzazioni e modi più veloci di fare le cose.
Azioni che puoi fare:
– Lavorare di più (ma spesso questo comporta maggiore stanchezza e la produttività ne risente).
– Puoi lavorare più velocemente, fare le stesse cose in minor tempo.
– Puoi fare meno cose, ma focalizzarti su quelle importanti.
– Puoi fare le cose in cui eccelli, dove sei più bravo, concentrandoti su quello che ti riesce bene.
– Puoi fare in modo di compiere meno errori.
– Puoi fare le cose insieme agli altri, lavorare in gruppo su un progetto complesso
20. La parola magica
La parola magica per il time management è "no". No ad attività, impegni, responsabilità e obblighi che non contribuiscono a far crescere gli obiettivi che per te sono importanti e che hai scelto per te stesso.
Se non sai come dire "no", o senti che questo potrebbe creare subito una reazione sgradevole, prendi tempo e usa una frase del tipo "Fammici pensare e ti darò una risposta". Poi entro 24 ore richiama la persona in questione e dille: "Ci ho pensato davvero, ma semplicemente non ho tempo, ma grazie davvero per aver pensato a me".
21. Equilibrio
Qual è lo scopo del time management? Qual è lo scopo di organizzare il proprio tempo per avere qualche ora in più a disposizione? Lo scopo è attivare o migliorare la qualità della propria vita.
Le cose più importanti in genere sono: salute, pace interiore, relazioni.
La qualità delle nostre relazioni misura di fatto la qualità della nostra vita.
Prendiamo il controllo del nostro tempo per poter fare quelle cose che sono importanti per noi, come per esempio prenderci cura delle relazioni.
Se vuoi avere successo nella vita, devi conoscere le tue priorità e avere chiaro i valori a cui tieni.
Cosa faresti se avessi solo sei mesi di vita? Con chi li trascorreresti? Dove andresti? Cos'altro faresti? Rispondi a queste domande e agisci di conseguenza.
Tutto deve avere un equilibrio: la gestione del tempo, il lavoro, la salute, le relazioni, le cose che contano davvero.
Conclusione
L'essenza del time management e del suo successo è rappresentata dagli obiettivi o goal.
La chiave per gli obiettivi è metterli per iscritto e poi fare dei piani precisi per realizzarli.
La chiave per i piani di azione è nell'individuare le priorità, stabilire cosa è più o meno importante.
Poi, resta concentrato, per usare il tuo tempo in modo valido e che abbia valore. Per farlo, affronta una attività alla volta e passa alla successiva solo dopo che la precedente è stata completata. Cioè sii perseverante, taglia via le distrazioni, e continua così, focalizzato, fino a quando il tuo task più importante non è stato completato.
Infine, sviluppa un senso di urgenza. Fallo velocemente, fallo adesso. Agire velocemente porta energia, entusiasmo, autostima.
In definitiva, rendi ben cristallino ciò che vuoi fare e gli step necessari a farlo, e ogni giorno dedicati a essi.
Siamo giunti alla fine di questo percorso. Grazie a Brian Tracy per i consigli di cui sopra! Ora sta a te che leggi passare dalla teoria alla pratica. Buon lavoro e buon uso del tuo prezioso tempo!
Camilla
📌 Notizie
Come salvarsi l'anima, il portafogli e le mutande. Manuale pratico di sopravvivenza spirituale
Camilla Ripani
Compralo su il Giardino dei Libri
Le carte di AAA cercasi guru disperatamente
Camilla Ripani
Compralo su il Giardino dei Libri
Commenti